Владельцы и управляющие ресторанов обычно сосредоточены на качестве еды и обслуживании, интерьере, атмосфере и посещаемости своего заведения. Хотя это важные аспекты, многие упускают из виду важность управленческой отчётности. Эта отчётность не так обязательна, как бухгалтерская, но её значение нельзя недооценивать. 

Сегодня мы с вами изучим ключевые управленческие отчёты, которые необходимо составлять независимо от размера ресторана, кафе или бара. Эти отчёты помогут вам оценить реальное положение дел в вашем заведении, избежать кассовых разрывов и принимать обоснованные управленческие решения.

Отчёт о движении денежных средств (ДДС, cash-flow) показывает, как распределяются доходы и расходы по различным категориям деятельности. Он состоит из трёх частей: операционной, инвестиционной и финансовой. Все эти потоки связаны между собой, и положительная разница между доходами и расходами указывает на достаточное количество средств, а отрицательная — на кассовый разрыв.

Отчёт о ДДС помогает определить свободные средства на конкретную дату, если соблюдать три правила: 

1. Фиксировать все выплаты и поступления;
2. Делать это регулярно;
3. Отмечать планируемые расходы с конкретными датами.

Отчёт о ДДС демонстрирует источники доходов и расходов, помогает определить эффективность проектов и избегать кассовых разрывов. Он необходим для банка и инвесторов, чтобы понимать своевременность платежей по кредитам и возврат вложенных средств.

Отчёт о финансовых результатах (Profit and Loss statement, PNL) показывает, приносит ли бизнес прибыль или убытки за определённый период, сравнивая все доходы и расходы компании. Доходы PNL включают выручку, то есть доход от основной деятельности за вычетом налогов, и прочие доходы, которые увеличивают экономические выгоды компании. Расходы PNL состоят из затрат на продукты и напитки, расходные материалы, заработную плату, арендную плату, налоги, маркетинговые расходы, платежи по кредитам и так далее.

Отчёт PNL помогает определить эффективность управленческих решений и служит индикатором здоровья бизнеса. Его следует проверять еженедельно для обеспечения успешной работы предприятия.

Управленческий баланс представляет собой отчёт о финансовом положении компании, позволяющий определить, является ли бизнес прибыльным в текущий момент. Оба баланса, управленческий и бухгалтерский, состоят из активов и пассивов и должны сходиться, отражая текущее состояние компании. Однако основное различие заключается в целях их составления: 

• Бухгалтерский баланс обязателен и сдаётся в налоговую, но не всегда отражает реальную картину. 
• Управленческий баланс используется внутри компании и показывает фактическое положение дел, но не все компании его используют.

Отчёт полезен для определения излишнего изъятия средств собственником, проверки правильности составления отчётов о движении денежных средств и финансовых результатах, выявления несоответствий и анализа причин недостатка средств, а также определения фактического владельца бизнеса и его активов. Основное отличие между управленческим балансом и отчётами о движении денежных средств и финансовых результатах заключается в периоде времени, за который составляются отчёты, и дате составления баланса. Важно отслеживать все три документа в динамике для своевременного обнаружения проблемных периодов, поиска причин проблем и принятия необходимых мер. Рекомендуется проводить проверку ежемесячно.

Отчёт по подозрительным операциям помогает руководителю ресторана выявлять мошеннические действия со стороны персонала. Вот на что следует обратить внимание:

• Отмена предварительных чеков. Возможно, это связано с кражей скидок или выдачей одного чека нескольким посетителям без оплаты через кассу.
• Перенос или удаление блюд. Ситуация, когда одно блюдо перемещается с одного стола на другой, при этом был отменён предварительный чек.
• Удаление непробитого заказа. Актуально для проектов формата to go. В этом случае сотрудник показывает заказ на экране, но не пробивает его. Затем он передаёт еду или напиток клиенту, а деньги оставляет себе.

Если ежедневно обнаруживается более 10 подозрительных операций, рекомендуется чётко определить внутренние бизнес-процессы и правила. Сотруднику, совершившему подозрительную операцию, необходимо предоставить объяснение с указанием причин. 

Будьте терпеливы, так как подобные меры обычно вызывают сопротивление со стороны команды. Однако это единственный выход, и со временем все привыкнут. Также убедитесь, что права доступа к подозрительным операциям в системе есть только у менеджера. Проверять следует ежедневно.

Отчёт об остатках на складах позволяет отслеживать количество имеющихся продуктов и готовой продукции. Он полезен для контроля наличия товаров и выявления просроченной продукции. Проверку остатков следует проводить ежемесячно.

Отчёт о движении товаров предоставляет информацию о поступлении и списании продуктов, а также об учёте готовой продукции. Он помогает определить необходимое количество товаров у поставщиков и предотвратить возникновение ситуаций, когда нужные ингредиенты отсутствуют и возникает большой стоп-лист.

Классификация блюд по методу ABC разделяет меню на три категории в соответствии с количеством продаж, доходами и прибылью в денежном выражении.

• Группа A включает блюда, которые приносят наибольшую прибыль и составляют 80% оборота.
• Группа B состоит из блюд, занимающих 15% оборота, и требует постоянного наличия необходимых ингредиентов на складе.
• Группа C включает наименее востребованные блюда, на которые приходится 5% общего объёма продаж.

Анализ позволяет оптимизировать меню таким образом, чтобы в нём преобладали блюда из группы A, а позиции из группы C сводились к минимуму. Если в меню представлено более 50 позиций, рекомендуется проводить дополнительный анализ внутри отдельных категорий, чтобы избежать конкуренции между соусами, салатами и лимонадами.

Отчёт ABC полезен для определения оптимизации себестоимости, увеличения наценки и активного продвижения определённых блюд. Проверку результатов анализа следует проводить раз в три месяца, отслеживая дополнительные финансовые показатели, такие как заполняемость зала и средний чек.

Управленческий учёт как инструмент контроля над бизнесом имеет ряд преимуществ. Главная цель управленческого учёта — предоставить точную информацию для принятия обоснованных решений. 

Иногда владельцы бизнеса не предоставляют управляющему доступ к отчётам о ресторане. Это может привести к негативным последствиям, так как управляющий не видит полной картины и не знает о расходах. В таком случае менеджер может сосредоточиться только на среднем чеке и оборачиваемости стола, что может привести к кассовым разрывам. Бухгалтер оплачивает счета сразу после их получения, и должен быть составлен платёжный календарь с совместными решениями бухгалтера и менеджера о том, кому, когда и что оплачивать.

Ещё одна распространённая проблема — отсутствие у рестораторов желания вести управленческую отчётность. Они могут оправдываться тем, что это слишком сложно и занимает много времени. Однако управленческий учёт — это не только дополнительные расходы, но и источник ценной информации.