Открытие заведения — лишь малая часть в пути ресторанного бизнеса. Самое сложное — не терять прибыль и остаться на плаву даже в стабильное время, не говоря уже о кризисных периодах. 

Неправильно выстроенный процесс закупок может сильно ударить по финансовому состоянию ресторана и принести большие убытки. Человеческий фактор, много ошибок, сотни позиций, разные поставщики, оплата — все это делает закупки очень сложной частью ведения бизнеса. 

В статье расскажем, как грамотно организовать закупки в ресторане, кто этим должен заниматься и как упростить весь процесс.

Здесь все зависит от масштабов вашего заведения. Крупные рестораны могут себе позволить нанять отдельных сотрудников для организации закупок — закупщика, менеджера по закупкам, заведующего складом. А в небольших точках функция закупщика совмещается с другими должностными обязанностями.

Специальные сотрудники: 

• Закупщик — если не все продукты удалось закупить у поставщиков, этот сотрудник отправляется на поиски нужных позиций на торговых базах и в крупных сетях оптовых продаж, например METRO. 
• Менеджер по закупкам — выбирает поставщиков, согласовывает и фиксирует списки закупки и цены, организует процесс закупок. Работает в связке с шеф-поваром и старшим барменом. 
• Заведующий складом — занимается приемкой, проверкой качества и контролем остатков товаров. 

Основной персонал, который принимает участие в закупках: 

• Бухгалтер — работает с документацией: накладными, ветеринарными сертификатами. Отправляет накладные в надзорные органы, приходует позиции в учетную систему. 
• Шеф-повар — сотрудник, который полностью отвечает за разработку меню и качество блюд. Поэтому на его плечи ложится выбор лучших продуктов и поставщиков. 
• Шеф-бармен — главный по напиткам в заведении. Он занимается подбором алкоголя, соков, кофе, чая, принимает эти товары и следит за остатками.  

Работа с поставщиками — это совокупность регулярных операций. С их помощью в заведении контролируют закупочные цены, проводят анализ и оптимизируют закупки. 

Вот основные операции:  

1. Внесение прайс-листа поставщика в учетную систему

Прайс-лист можно создавать вручную или импортировать готовый файл в учетную систему.

2. Построение и анализ отчетов

Отчет о закупках — это набор специализированных отчетов, с помощью которых можно сравнивать закупочные цены на товары поставщиков. 

Например, отчет «динамика цен» показывает, как сильно выросли или снизились цены, и как из-за этого изменилась наценка на блюда, в которые входят эти товары.

3. Оценка объемов закупок

Специалисты компании Open Service подготовили для вас чек-лист контроля закупок, который поможет структурировать работу с поставщиками в учетной системе, контролировать закупочные цены в ресторане и грамотно выстроить весь закупочный процесс. 

Дадим несколько советов, которые помогут сократить убытки при закупках, особенно в условиях кризиса. 

Оптимизировать нужно не все подряд, а самые значимые позиции. В ресторане это ключевые позиции или группа А. 

Что это такое? 

Группа А — это та часть товаров, которые составляют 50% выручки заведения. 

Как ее определить? 

Проведите ABC-анализ своих закупок по каждой категории: кухня, бар, расходные материалы. Так вы выделите три группы — А, В и С, которые составляют 50%, 30% и 20% выручки в месяц соответственно. 

Чтобы оптимизировать закупки этой группы товаров, поймите, можно ли пересмотреть меню, чтобы убрать дорогие продукты, или сменить поставщика на более дешевого. 

Если вы внесли изменения в меню, то нужно снова провести ABC-анализ и выделить группу А

Начните ревизию своих поставщиков с тщательного анализа цен конкурентов. Возможно, вы пропустили изменения в стоимости продуктов, на которых вы могли бы сэкономить. Важно активно следить за рыночной динамикой, составлять базу потенциальных поставщиков и регулярно проверять цены на интересующие товары.

Но нужно не только отслеживать стоимость товаров у различных поставщиков, но и внимательно следить за ценовой политикой вашего текущего поставщика. Убедитесь, что цены на поставляемые товары остаются стабильными, и не допускайте необоснованных повышений. Фиксируйте ценовые соглашения с поставщиками с самого начала сотрудничества, чтобы избежать недопониманий в будущем.

Чтобы гарантировать прозрачность в процессе закупок, рекомендуем установить систему ежемесячного отчета о ценах. Ваш менеджер по закупкам должен регулярно предоставлять анализ цен на ключевые товары.

Вместо ручного мониторинга можно воспользоваться современными программами, специализированными сервисами, позволяющими получить актуальную информацию о ценовой динамике на рынке с минимальными усилиями.

Наши партнеры, компания DocsInBox разработали механизм контроля за изменением закупочной цены. 

Вы фиксируете в системе ценовые соглашения с поставщиками, а программа автоматически их контролирует. 

Если в накладной вы получили цены выше, чем было согласовано на определенный вами пороговый процент, система может уведомить вас об этом или отказать в приемке такой накладной.

Начните ревизию своих поставщиков с тщательного анализа цен конкурентов. Возможно, вы пропустили изменения в стоимости продуктов, на которых вы могли бы сэкономить. Важно активно следить за рыночной динамикой, составлять базу потенциальных поставщиков и регулярно проверять цены на интересующие товары.

Но нужно не только отслеживать стоимость товаров у различных поставщиков, но и внимательно следить за ценовой политикой вашего текущего поставщика. Убедитесь, что цены на поставляемые товары остаются стабильными, и не допускайте необоснованных повышений. Фиксируйте ценовые соглашения с поставщиками с самого начала сотрудничества, чтобы избежать недопониманий в будущем.

Чтобы гарантировать прозрачность в процессе закупок, рекомендуем установить систему ежемесячного отчета о ценах. Ваш менеджер по закупкам должен регулярно предоставлять анализ цен на ключевые товары.

Вместо ручного мониторинга можно воспользоваться современными программами, специализированными сервисами, позволяющими получить актуальную информацию о ценовой динамике на рынке с минимальными усилиями.

У DocsInBox есть свой секретный рецепт для контроля над ценами — еженедельный отчет. В нем показываются все отклонения в ценах поставщиков. 

Кроме того, в процесс контроля за ростом цен включен мониторинг общей рыночной ситуации. Система покажет, насколько ценовые договоренности с вашими поставщиками соответствуют средним показателям на аналогичные позиции по вашему региону. 

DocsInBox помогут вам подобрать новых поставщиков по вашему меню и потребностям, так как компания сотрудничает уже более чем с 3000 продуктовых и хозяйственных поставщиков и 1200 поставщиков алкоголя.

Среди них: Свит Лайф Фудсервис, PepsiCo, Восток-Запад, Лудинг, METRO, Хорека Опт, Simple, Глобал Фудс, РБД Дистрибьюция, МАРР РУССИЯ, ОптиКом и многие другие.

1. Вовремя платите поставщику. Секрет успешных закупок – ответственность с обеих сторон. Старайтесь не затягивать с оплатой счетов. Лучше даже платить вперед. Быстрое и точное погашение счетов делает вас приоритетным партнером. За своевременные платежи можно рассчитывать на скидки, качественные товары и другие бонусы. Не дайте сотрудникам забыть про важность своевременных оплат.
2. Сократите количество поставщиков. Минимизируйте число компаний, с которыми сотрудничаете. Меньше поставщиков – проще контролировать цены и обязательства. Это не только удобно, но и выгодно. Сокращение поставщиков часто приводит к большим заказам и скидкам. Долгосрочное и объемное сотрудничество – в интересах и ресторана, и поставщика.
3. Организуйте закупочный синдикат. Если у вас небольшое заведение, объединитесь с соседними ресторанами. Совместные закупки позволяют увеличить объем заказов и снизить стоимость товаров. Закупочный синдикат также помогает с экономией на ключевых продуктах, таких как мясо и рыба. Ведите переговоры с другими заведениями, это может привести к значительным сбережениям.

Всегда помните, что грамотные закупки — основа для прибыльного ресторанного бизнеса. В идеале найти людей, которые смогут взять на себя эту задачу, но можно справиться и силами своих сотрудников. Следуя простым советам, вы не только оптимизируете свои закупки, но также создадите прочные партнерские отношения с поставщиками.

Автоматизация закупочного процесса с помощью OpenService и DocsInBox поможет сэкономить вам не только финансы ресторана, но еще силы и время вашего персонала.