В современном мире автоматизация стала не просто удобным дополнением, а неотъемлемой частью ведения бизнеса. Выбор методов управления остается за предпринимателем, но отказ от интеграции современных технологий может значительно замедлить развитие по сравнению с конкурентами. Автоматизация — это необходимость, без которой бизнес может оказаться несостоятельным. 

В сегодняшней статье мы исследуем функционал и различия между POS-терминалом и POS-системой, а также разбираемся, как подобрать соответствующее оборудование для разнообразных типов предприятий.

POS-терминалы (Point Of Sales, точка продаж) — это комплексы, состоящие из программного и аппаратного обеспечения, предназначенные для упрощения процессов работы персонала и проведения покупок клиентами. Сегодня трудно найти заведение общественного питания, которое открывается без системы автоматизации. POS-терминалы предназначены для приёма платежей с использованием банковских карт или через технологию NFC.

Обратите внимание: согласно закону «О защите прав потребителей», продавцы обязаны предоставлять возможность оплаты как наличными, так и с использованием российских платежных инструментов, включая карту «Мир». Это требование распространяется на компании, чей доход за предыдущий год превысил двадцать миллионов рублей. Чтобы выполнить эти требования, необходимо заключить следующие договоры:

• С оператором фискальных данных (ОФД), который служит связующим звеном между вашей компанией и Федеральной налоговой службой (ФНС). POS-терминал, подключенный к кассовой системе, отправляет данные о каждой транзакции в ОФД, которые затем передаются в ФНС;
• С банком для получения услуг эквайринга, что включает обслуживание корпоративного счета и прием безналичных платежей. Некоторые банки предоставляют необходимое оборудование вместе с услугой. Если договор этого не предусматривает, вам придётся арендовать или приобрести POS-терминал отдельно.

Другое понятие — POS-система. Это рабочее место, состоящее из разных устройств и программ для оптимизации процесса продаж. Стандартный набор POS-системы включает: 

• Планшет или экран с программным обеспечением для кассы.
• Клиентский монитор.
• Фискальный регистратор с функцией передачи данных в налоговую.
• POS-терминал и другие компоненты.

В чем разница?

Хотя POS-терминал и POS-система могут показаться одинаковыми, между ними есть различия. Например, POS-терминал — это компактный универсальный блок, зарегистрированный как отдельное устройство, в то время как POS-система состоит из отдельных элементов, объединённых в сеть.

В POS-системе удобно заменять отдельные компоненты при обновлении или поломке, покупая их или беря в аренду. В случае POS-терминала, регистрация касается только фискального регистратора. Если POS-терминал выйдет из строя, возможно, потребуется дополнительное кассовое устройство, так как ремонт может занять время. Устройство регистрируется как единый блок, и его компоненты не подлежат отдельной замене. Ещё одно отличие заключается в расположении модуля фискальной памяти: в терминале он встроен, а в системе он расположен в фискальном регистраторе — специализированном устройстве для печати чеков, которое фиксирует все транзакции и отправляет информацию в налоговую службу.

Зачем нужны POS-терминалы и POS-системы?

POS-терминалы играют ключевую роль в оптимизации коммерческих процессов и повышении уровня безопасности транзакций. Их применение позволяет:

• Обрабатывать платежи без использования наличных средств — это основная задача POS-терминала, включающая проверку наличия необходимой суммы на банковском счете клиента;
• Эффективно проводить операции по возврату средств при оплате картой;
• Предотвращать нечестные операции со стороны сотрудников, используя систему идентификации для разграничения доступа. Это также облегчает процесс выявления ошибок и определения ответственных лиц, а также оценку убытков;
• Минимизировать вероятность ошибок при расчетах с клиентами и риск принятия поддельных купюр

POS-системы предоставляют обширные возможности для автоматизации бизнес-процессов, выходя за рамки функционала одиночного POS-терминала. В их числе:

• Управление запасами на складе — отслеживание всего процесса оборота товаров, начиная с закупки и поступления, заканчивая списанием и процедурой переработки. Система обеспечивает мониторинг текущих остатков, выявление недостач и избытков, а также сигнализирует о необходимости дозаказа товаров.
• Маркетинг и CRM — организация маркетинговых мероприятий, включая бонусные программы, индивидуальные скидки, промокоды и прочие акции.
• Финансовый учет — контроль за финансовыми потоками, включая наличные и банковские средства, для полного понимания финансового состояния предприятия.
• Аналитика и статистика — анализ данных для принятия решений о бюджетировании закупок, оценки добросовестности сотрудников, определения рентабельности блюд и планирования рабочих смен.
• Интеграция с внешними сервисами — использование приложений или открытого API для настройки синхронизации с различными сервисами, например, с системами доставки и заказа еды.
• Мобильные приложения и веб-сайты для клиентов — создание персонализированных приложений и сайтов для заведений, обеспечивающих удобный интерфейс, возможности заказа, актуальное меню и программы лояльности.

Процесс использования платежного оборудования выглядит следующим образом:

• Покупатель решает оплатить покупку картой.
• Кассир вносит нужную сумму в платежное устройство.
• Покупатель взаимодействует с аппаратом, используя карту: касанием, вводом в слот или проведением по считывателю магнитной полосы, также он может применять мобильные устройства с технологией NFC.
• Данные о транзакции передаются в банк-эквайер.
• Банк-эквайер запрашивает подтверждение у банка-эмитента, который обслуживает карту клиента, чтобы убедиться в наличии достаточной суммы. Если ответ положительный, транзакция подтверждается, и средства списываются.
• Если сумма превышает установленный лимит, покупателю нужно ввести ПИН-код. 
• Затем принтер платежного аппарата печатает два экземпляра чека — для кассира и покупателя. Покупатель может попросить отправить чек на электронную почту.

Может показаться, что средства мгновенно переводятся продавцу — на самом деле, они поступают на следующий день. До этого момента они считаются заблокированными из-за межбанковских расчетов и необходимости закрыть день на терминале, включая передачу списка транзакций в банк и печать отчетного чека.

Выбор правильного платежного устройства зависит от размеров и особенностей вашего бизнеса. Вот рекомендации по выбору:

Стационарные POS-терминалы. Они требуют наличие электрической розетки и проводного интернета. Хорошо подходят для мест, где клиенты самостоятельно подходят к кассе для оплаты. Если поток клиентов интенсивный и устройство используется часто, обратите внимание на модели с отдельным устройством для ввода PIN-кода. Это ускорит обслуживание и уменьшит износ оборудования, так как кабели питания и интернета могут быстро изнашиваться при постоянном перемещении между сотрудником и клиентом.

Автономный POS-терминал. Эти устройства работают от аккумулятора и могут подключаться к интернету через Wi-Fi или мобильный интернет. Они удобны для использования в зале рядом с клиентом или для доставки заказов. Они подходят для разных заведений общественного питания, курьерских служб и мобильных торговых точек. Такие терминалы печатают чеки об оплате, но не выполняют функции фискального регистратора и не передают данные в налоговую службу. Курьеру необходимо иметь с собой онлайн-кассовый аппарат для выдачи кассового чека после оплаты.

Важно помнить, что официант не должен уносить карту клиента из поля зрения для оплаты, чтобы избежать риска несанкционированного копирования данных карты. В таких ситуациях рекомендуется либо принести платёжный терминал к клиенту, либо попросить клиента подойти к кассе для оплаты.

Мобильные платёжные устройства (mPOS). Эти компактные устройства для чтения карт подключаются к мобильному телефону или планшету через специализированное приложение. Они идеально подходят для начинающих бизнесменов, осуществляющих операции вне постоянного места продаж, например, в сфере доставки.

Системы SoftPOS. Это технология, которая позволяет смартфонам с NFC-модулем принимать бесконтактные платежи напрямую. Такой вариант также хорошо подойдёт для новых предприятий, предоставляющих услуги доставки, где транзакции происходят вне традиционного торгового пространства.

При выборе программного обеспечения для POS-системы многие предпочитают работать с компаниями, имеющими офис в их городе для возможности личных встреч, хотя сегодня настройка может быть выполнена и дистанционно.

Ключевым моментом является техническая поддержка от поставщика или интегратора. Обратите внимание на следующие аспекты:

• Простота связи с техническими специалистами,
• Ясность и доступность инструкций,
• Поддержка на начальном этапе внедрения.

Автоматизация бизнес-процессов может вызывать стресс, а переход на новую систему — дополнительные сложности. Конечно, ошибки возможны, но правильный первоначальный выбор оборудования и программного обеспечения существенно упростит процесс и будет способствовать успеху вашего предприятия.