8 (800) 600-33-98
Civil сократили время работы с документооборотом до 45 минут !

Civil – сеть кофеен в Санкт-Петербурге. Первая точка появилась в 2016 году, а сегодня их уже три, и они продолжают активно расти. Главный акцент кофейни сделан на кофейной и винной карте, также здесь изысканные закуски и вкусные завтраки.  

Проблема

Когда сеть Civil начала расширяться, процессы документооборота стали занимать много времени у бухгалтера-калькулятора: гашение справок ВСД, приёмка и списание алкоголя в ЕГАИС, составление ежеквартальной алкодекларации, приёмка продуктовых накладных и ввод их в учетную систему — всё это делалось вручную.  

Решение

Постепенно сеть кофеен внедрили комплекс DocsInBox «Меркурий», «ЕГАИС», «Накладные»: — Автогашение справок ВСД;— Приемка и списание алкоголя в ЕГАИС с помощью приложения;— Автоформирование алкодекларации для ЕГАИС;— Автоматическая приемка, ввод накладных и выгрузка в учетную систему.

После внедрения DocsInBox «Меркурий»

В заказах кофеен всегда присутствуют продукты животного происхождения, например, молоко и сливки, а они приходят с ВСД, которые необходимо гасить в течение суток. Благодаря автоматизации гашения ВСД в DocsInBox все входящие справки под контролем и погашены в срок. 

«Это был наш первый пакет от DocsInBox, и с Меркурием настолько легко происходит гашение всех ВСД, что я иногда даже забываю, что он у нас есть.»

После внедрения DocsInBox «ЕГАИС»

Винная карта Civil содержит 25 позиций, и вся работа с поставками и списаниями проходит через отчетность перед государством — это ответственная задача, и нужно все документы правильно подавать с первого раза. Решение DocsInBox.ЕГАИС помогло Civil четко выстроить работу с алкогольной продукцией. Например, формирование алкогольной декларации: 

«В ЕГАИС очень удобно составляются декларации, которые нужно подавать ежеквартально. Формируется сразу документ, который смело можно отправить в ФСРАР.» 

И приёмка алкогольных поставок, которую можно сделать с помощью мобильного приложения DocsInBox:  

«Нашим барменам очень нравится, что у нас нет никаких сканеров, кроме их личных телефонов, и они легко справляются с приёмкой поставок за баром. Первые поставки мы принимали вместе с барменами, а сейчас они делают это самостоятельно. Мне остается только подгрузить информацию в накладную. Это ускоряет процесс работы.»



После внедрения DocsInBox «Накладные»

Процесс приёмки накладных и ввод в систему всегда занимал у бухгалтера-калькулятора 2 рабочих дня в неделю. 

«Приёмка документов с трёх точек занимала где-то два дня с перерывами на другие задачи, и тратилось оно только на то, чтобы внести всё в учетную систему.» 

Для начала в Civil увеличили штат, бухгалтеров-калькуляторов до двух человек, но всё равно накладные нужно было вводить вручную, и это всё равно занимало много времени. Поэтому в Civil приняли решение перевести документооборот в электронный вид и воспользовались DocsInBox.Накладные.Время на процесс приёмки и ввода накладных сократился до 45 минут в неделю. Также был построен процесс приемки товарных накладных поварами сразу в день поставки через мобильное приложение, что упростило процесс приёмки.  

Результат

С внедрением комплекса DocsInBox «Меркурий», «ЕГАИС», «Накладные» сеть кофеен Civil: 

  • Сократили время работы с накладными с 2 рабочих дней до 45 минут в неделю. 
  • Не тревожатся за сроки гашения ВСД, а только контролируют процесс. 
  • Уверены в корректности всех документов, которые подают по алкогольной продукции.

«Здорово, что с DocsInBox получается всё сделать быстро, оперативно и качественно.»


Люди часто смотрят

Открытие Полезные материалы

Запуск меню: правила оформления шаблона и секреты продаж

55

Запуск меню: правила оформления шаблона и секреты продаж

55
Увеличение дохода Сокращение затрат Полезные материалы

Автоматизация ресторана

1557

Автоматизация ресторана

1557
Открытие Полезные материалы

Как открыть кафе?

1039

Как открыть кафе?

1039
Лучшие статьи от RESTOSPACE
Раз в неделю. Без спама