В данной статье мы расскажем про финансовый учет, который используется в успешных корпорациях всего мира и как его полезно применить в ресторанном бизнесе в России. 

«Самый сложный вид бизнеса – ресторанный»

© Дмитрий Томчук, основатель инвестиционного фонда Fison.

С Дмитрием Томчуком согласны все предприниматели, поскольку практически ни в одной другой сфере бизнеса нет таких жесточайших требований, надзора, низких сроков годности, высокой текучки кадров и сезонности.Забирай бесплатный чек-лист контроля закупок в ресторане!

Заведения общественного питания требуют постоянного внимания и контроля. Кассовые разрывы недопустимы. Зачастую приходится разбираться с недобросовестными сотрудниками и воровством. 

В ресторанном бизнесе важен каждый процент рентабельности. Полезен каждый инструмент, который оптимизирует бизнес. Как оказалось, управленческий учет – один из таких инструментов, который при правильном использовании добавляет несколько драгоценных процентов к прибыли бизнеса.

Правильный управленческий учет – секрет успеха компании 21 века

После нескольких лет масштабного анализа преуспевающих компаний США, Европы и Восточной Азии группа ученых в области финансов из Гарвардской школы бизнеса в США нашли закономерность, присущую 93% всех успешных компаний, продолжающих вести свою деятельность не позднее чем с 2009 года.

Говоря простым языком, вывод следующий: единственное, что одинаково во всех финансово-успешных компаниях – это актуальный на дату, безошибочный и правильно структурированный управленческий (финансовый) учет.

Абсолютно все финансово успешные компании всегда точно знают, какую прибыль генерирует их бизнес каждый день, какие каналы выручки наиболее прибыльные, как направления нерентабельны, кому эти компании должны и сколько, кто должен им и как долго. Сколько – до копейки, можно выплатить дивидендов собственникам. Рассчитана эффективность рекламных бюджетов и стратегии развития. 

Мы, финансовые эксперты компании “Счётная Палатка” приоткроем завесу тайны идеального управленческого учета.

Люди, которые знают всё про управленческий учет, – Финансовые эксперты Счётной Палатки

Прежде чем мы расскажем про управленческий учет в ресторане, давайте познакомимся!  Все члены нашей команды проработали в найме от 15 до 30 лет. Бухгалтерами, финансовыми директорами, постановщиками учета, программистами. У каждого за плечами более 15 лет работы в сфере общественного питания – рестораны, столовые, кейтеринговые службы, бортовое питание.  

Помимо ресторанного бизнеса,  у всех сотрудников есть опыт работы в совершенно разных сферах бизнеса: строительство, производство, нефтегазовая промышленность, розничная и оптовая торговля. 

Работая в разных предприятиях,  мы всегда решали задачу внедрения и автоматизации управленческого учета. Такого, в котором все цифры достоверны, а трудоемкость ведения минимальна. 

В тех ресторанах, где мы внедрили управленческий учет, владельцы бизнеса владеют достоверной информацией и  принимают правильные управленческие решения даже в условиях полной неопределенности.

Программа, в которой учет ведется 24/7, а все отчеты формируются автоматически

Чтобы мы могли внедрять управленческий учет массово, мы создали программу управленческого учета «Финансы под контролем», которая охватывает все потребности в профессиональном учете в ресторане, а также в других предприятиях малого бизнеса. 

С помощью этой программы предприниматели могут контролировать каждую копейку бизнеса и грамотно распоряжаться финансами.

Программа “Финансы под контролем” помогает владельцам и финансовым директорам ресторанов получать актуальные финансовые показатели бизнеса в любое время дня и ночи.

Напомним, в отличие от налогового и бухгалтерского учета управленческий учет отражает реальные показатели бизнеса. Он нужен именно для владельцев бизнеса, а не для кого-то еще.

Какие отчеты автоматически формируются в программе управленческого учета “Финансы под контролем”?

1. Отчет о прибылях и убытках

В отчете отражены:

• доходы по статьям доходов. 

Статьи доходов выбирает пользователь. Это могут быть группы меню (еда, безалкогольные напитки, алкоголь, пиво и т.д), а могут быть виды продаж (продажи розничные, банкеты, продажи через интеграторов доставки и т.д)

• расходы по статьям формируются в группы и разделы. 

Везде указан процент расхода от выручки - что облегчает анализ деятельности. Становятся очевидны статьи расходов, в которых существует резерв для оптимизации.

• подводятся итоги. 

Как промежуточные (валовой доход, производственная прибыль), так и финансовый результат всей деятельности.

При выборе программы учета обратите внимание, что многие программы на рынке IT-сервисов ориентированы только на учет движения денежных средств.   Что в этом плохого и как проверить, правильно ли формируется отчет в такой программе? 

Задайте вопрос: “В случае, когда поступили расходы (услуги за аренду, заработная плата, налоги, приобретенные материалы (полученные с отсрочкой платежа), но они еще не оплачены, попадают ли эти расходы в отчет о прибылях и убытках в статьи расходов или нет?

Если нет – плохие новости! Фактические расходы не учтены и прибыль в отчете указана неверно. Это фатальная ошибка!

2. Отчет о движении денежных средств

Отчет показывает:

• где и сколько денег (расчетный счет, касса, деньги в пути)
• из каких источников поступили денежные средства
• куда потрачены денежные средства.

Поскольку этот отчет можно формировать в режиме он-лайн, то легко прогнозировать кассовые разрывы и анализировать поступление и расход денежных средств.

3. Взаиморасчеты с поставщиками и прочими контрагентами 

В зависимости от условий договоров (отсрочка платежа) в режиме он-лайн доступна информация о состоянии взаиморасчетов. Кому пора платить и сколько. С кого пора требовать оплату. Указана текущая и просроченная задолженность.

При выборе программы учета обратите внимание на то, есть ли возможность увидеть состояние взаиморасчетов с поставщиками, покупателями, с персоналом, с налоговой в режиме он-лайн? Есть ли возможность увидеть состояние взаиморасчетов с поставщиками в соответствии с условиями договоров (например, отсрочка платежа)? 

Если нет – каким образом «добыть» эту информацию? Если предлагается вести отдельные таблицы в Excelвне системы учета, тогда в чем смысл автоматизации?

4. Возможны ли синхронизации с ресторанными программами?

В программе “Финансы под контролем” возможна настройка синхронизации с отраслевыми программами, например, с программой iiko. Вся информация, которая занесена в программу iiko (поступление товаров от поставщиков, документы реализации, списания и пр.) - автоматически переносится (синхронизируется) с программой управленческого учета. Нет необходимости повторно вносить в разные программы одну и ту же информацию.

При выборе программы учета обратите внимание на то, есть ли возможность автоматической загрузки в программу информации из отраслевых специализированных программ: кассовой системы, программы учета товаров?

Если нет – что предлагается? Повторно вручную вносить эти документы в систему учета? Опять же, в чем тогда смысл автоматизации?

5. Формируется ли баланс? 

Баланс показывает общую картину бизнеса на определенную дату: товары на складах, денежные средства, долги нам и наши, взаиморасчеты с персоналом и налоговой, прибыль и прочие показатели. 

Цифра прибыли должна быть равна цифре прибыли из отчета о прибылях и убытках. Таким образом, можно проверить правильность отчета о прибылях и убытках и правильность учета в целом. 

Если в программе учета нет Баланса, то профессиональность и правильность учета вызывает большие сомнения.

При выборе программы учета задайте вопрос: “Как проверить сумму прибыли?”. Если отвечают: «Проверяйте тщательно каждую операцию» – то это не автоматический учет, а пустая красивая игрушка.

6. Специалист какой квалификации нужен для работы в программе?

Программа Финансы под контролем написана на платформе 1С, привлечь специалиста на замену текущего займет не более 1 дня. Согласитесь, это большая редкость, когда специалиста можно быстро найти и обучить. 

Если для внедрения рассматривается  программа написанная не на 1С, а на уникальной платформе, то необходимо оценить возможность привлечения к работе уникального специалиста (человека, который умеет работать именно в этой программе) и стоимость его вознаграждения. Какое время необходимо для ее освоения?

Легко ли заменить одного специалиста на другого, или придется снова обучать?  Уточнить стоимость внедрения. Она может оказаться дороже, чем заявлено в рекламе.

Представьте, что будет, когда ваш специалист заболел, а отчетность нужна незамедлительно? Сколько времени потребуется новому специалисту, чтобы понять, как правильно работать в программе?

Почему мы рекомендуем “Финансы под контролем” для управленческого учета в вашем бизнесе?

• Все отчеты в программе формируются автоматически. Исключена вероятность ошибок. Исключен человеческий фактор.
• В отчетах указана именно та прибыль, которую можно забрать из бизнеса в качестве дивидендов, не боясь обескровить предприятие.
• Использование программы полностью закрывает вопрос ведения учета финансов. Управляющий может сосредоточиться исключительно на бизнесе и перестать искать информацию «по сусекам».

Как внедрить управленческий учет в любой ресторан за 2 недели и сколько это стоит?

• Постановка учета в кафе и ресторанах занимает 1-2 недели.

За это время мы обучаем персонал, совместно с ним настраиваем индивидуальные справочники, настраиваем всю систему учета. Тестируем полученные результаты и предоставляем руководству отчеты о деятельности ресторана на примере данных за выбранный месяц работы.

• Оплата программы в форме подписки – от 13 000 до 17 000 рублей в месяц.

За эти деньги мы предоставляем круглосуточный доступ к программе для ведения учета и для выгрузки необходимой отчетности и проверки состояния дел в бизнесе. Обязательно обучаем персонал пользоватьсяпрограммой, настраиваем, тестируем и далее сопровождаем клиентов: каждый месяц выделяется 2 часа консультаций – и на тему пользования программой, и по любым финансовым вопросам.

В программе можно вести учёт для любого количества ресторанов и получать как индивидуальную отчетность по каждой точке, так и консолидированную по всей сети.

Какой следующий шаг?

Чтобы посмотреть на программу в действии и обсудить варианты ее внедрения, перейдите по ссылке ниже и запишитесь на консультацию с финансовым экспертом Счётной Палатки.   А по промокоду IIKO до 31 августа 2022 вы получите аудит бизнеса от экспертов Счетной Палатки в подарок!

Надеемся, что ресторанный бизнес в России после всех потрясений последних лет скорейшим образом восстановится, радуя нас новыми вкусовыми открытиями! 

А мы, финансовые эксперты Счётной Палатки, будем работать, чтобы управляющие и владельцы ресторанного бизнеса владели оперативной и достоверной информацией о своем бизнесе каждую минуту!