Инвентаризация — это сложный и важный процесс, который требует учета множества нюансов и организационных усилий. Регулярная инвентаризация помогает предотвратить убытки, проблемы с бизнес-процессами и даже закрытие заведения. Рассказываем, как проводится проверка, какие нюансы нужно учесть, и как автоматизированные системы могут ускорить процесс инвентаризации. 

Инвентаризация — это проверка продуктов, товаров и других материальных ценностей на предприятии с обязательным документальным фиксированием результатов. В ресторанном бизнесе инвентаризация считается одним из ключевых инструментов контроля и управления. Она позволяет получить точную информацию о наличии и количестве товаров на складе, выявить потери и недостачи, а также контролировать движение товаров и их состояние.

Проведение проверки в ресторане необходимо по нескольким причинам:

1. Контроль уровня запасов и своевременного заказа новых товаров. Это позволяет избежать дефицита или избытка товаров на складе. 
2. Выявление расхождений — недостатков, излишков, пересортицы. 
3. Определение причин потерь и недостач, а также принятие мер по их устранению. 
4. Оценка эффективности работы персонала и выявление возможных ошибок в учете товаров. 
5. Получение точных данных о реальной сумме чистой прибыли, состоянии имущества ресторана и принятие обоснованных решений о его дальнейшем использовании или продаже.

Ежемесячная плановая инвентаризация — это стандарт в общепите. В ходе такой проверки учитывают не только продукты и расходные материалы, но и дезинфицирующие средства, прочие хозяйственные товары. Но существуют и другие типы проверок, которые можно проводить по решению руководства предприятия:

• Еженедельная — проводится каждую неделю, но в ее рамках проверяется только состояние и наличие основных продуктов питания.
• Ежедневная — используется для подсчета остатков в баре. 
• Внеплановая — проводится в любой момент неожиданно для персонала. Инициатором выступает управляющий. Цель такой проверки — подтвердить или опровергнуть подозрение на хищение. Главное — сохранить начало проверки в тайне. Тогда те, кого подозревают в воровстве, не успеют «замести следы».

Кроме этого, в ресторане могут проводить подсчет остатков перед закупкой. Это не опись в полном смысле, но такой подсчет помогает ответственным лицам принимать решение о целесообразности заказа тех или иных продуктов. 

Инвентаризация в ресторане проводится в несколько этапов. Каждой из них неразрывно связан с последующим и требует повышенного внимания со стороны руководства и ответственных лиц. Скорость проведения проверки напрямую зависит от того, как прошла подготовка и другие этапы.

Перед проведением описи в ресторане следует выполнить ряд подготовительных действий:

1. Назначить материально ответственных лиц, которые будут отвечать за сохранность продуктов и расходных материалов. Удобнее выбирать разных сотрудников для каждого склада, чтобы избежать путаницы и сразу понимать, кто ответственен за недостачу. Ответственных лиц следует правильно оформить документально и внести информацию о них в систему автоматизации, если она используется. 
2. Запланировать день проведения проверки и сообщить об этом персоналу. Инвентаризация должна быть проведена в заранее известный сотрудникам день. Это достаточно долгий и тяжелый процесс, поэтому сотрудники должны быть готовы. Хотя бы морально. 
3. Подготовить учетную базу. Внесите все приходные и расходные накладные, перемещения продуктов, а также спишите товары с истекшим сроком годности. Все это не забудьте отразить в используемой программе автоматизации.

Второй этап — это непосредственное проведение описи. Рекомендуем начинать подсчет остатков после закрытия смены, когда заказы и расчеты по столам уже закрыты. Либо после снятия на кассе Z-отчета, если заведение круглосуточное. 

При проведении инвентаризации осуществляется подсчет и проверка наличия товаров на складах, в торговом зале, баре. Внимание уделяется не только наличию, но и состоянию продуктов, а также их срокам годности. Проверяющие должны двигаться по помещению последовательно — слева направо или справа налево. При проверке отдельных шкафов и холодильников полки также проверяются последовательно — сверху вниз или снизу вверх. Подсчет товаров производится в тех же единицах измерения, которые используются в системе учета. 

Проводить проверку должны не материально ответственные лица, но в их присутствии. В целом применяется несколько подходов к формированию участников описи:

1. Создается рабочая группа, которая будет проверять все точки ресторанной сети.
2. Сотрудники одной точки направляются в другую и наоборот. Главное, чтобы никто не считал свои склады, торговые залы, бары.
3. Один или два уполномоченных сотрудника (бухгалтер, технолог, заведующий производством, шеф-повар) самостоятельно проводят подсчет остатков и фиксируют все документально. Это должны быть опытные сотрудники, хорошо знающие правила инвентаризации. 

Совет. Пригласите независимого аудитора, если планируете использовать результаты инвентаризации в суде (возмещение убытков) или для составления официальной бухгалтерской отчетности.

По окончании пересчета ответственный за инвентаризацию подписывает все описи участников и собирает их. Далее подсчитывается количество товаров и продуктов по каждой позиции в описи. Полученные данные вносятся в инвентаризационные ведомости и учетную систему. Когда сведения со всех описей будут проведены по бухгалтерии, можно оценивать результат инвентаризации. Варианта только три — излишки, недостача или нулевые расхождения.

Недостача или излишки — это не норма для предприятия общественного питания, но существует допустимый процент расхождения. Для ресторанов это 3% от месячной выручки. Если больше, надо бить тревогу и разбираться.

Кроме очевидных данных по недостаче или излишкам, инвентаризация позволяет выявить следующие ошибки учета:

1. Ошибки в единицах учета — продукты приходуются в неправильных единицах измерения, из-за чего возникают расхождения с данными поставщиков.
2. Позиции-дубликаты — одинаковые продукты могут быть учтены под разными названиями, что также приводит к ошибкам в учете.
3. Нарушение технологий приготовления — ошибки в рецептуре или перепорционирование могут привести к неправильному учету продуктов.
4. Большие остатки на складе — излишние запасы продуктов могут приводить к потерям из-за порчи или снижению маржинальной прибыли.
5. Ошибки в технологических картах — если остатки продуктов часто не сходятся, возможно, что количество ингредиентов в рецептах указано неверно.
6. Воровство — проведение внеплановых проверок остатков продуктов может помочь выявить и предотвратить случаи краж и хищения.

Итоговый отчет по инвентаризации важен не сам по себе, а как основа для проведения анализа расхождений. Нужно понять, почему не хватает продуктов или, наоборот, почему их слишком много, кто в этом виноват и как исправить ситуацию.

Инвентаризация — это долгое и муторное занятие, и вряд ли найдется сотрудник, который по собственной воле готов взять на себя опись и приступить к подсчетам. Но привычную схему можно изменить, если внедрить в ресторан автоматизированную систему учета. В ресторане можно использовать разные варианты автоматизации учета. Например:

1. Специализированное программное обеспечение. Такие программы позволяют быстро и точно подсчитать количество товаров на складе, а также автоматически формировать инвентаризационные ведомости.
2. Автоматизация учета товаров и продуктов на складе. Вы можете автоматически отслеживать движение товаров, контролировать сроки годности и быстро выявлять недостачи или излишки. 
3. Внедрение технологии радиочастотной идентификации (RFID). Использование RFID-меток позволяет автоматизировать процесс инвентаризации и отслеживать перемещение товаров без необходимости их физического пересчета.